Das Tafelmanagementsystem für die 'Tafel e.V.'

Die Tafeln sammeln Lebensmittelspenden, sortieren diese und geben sie, gegen einen geringen Unkostenbeitrag an bedürftige Personen weiter. Durch eine steigende Anzahl Bedürftiger und eine begrenzte Menge an Lebensmittelspenden kommt es bei der Tafel zu Drängeleien und Unruhe. Um für Kunden und ehrenamtliche Helfer der Tafel diesen Stress zu reduzieren und die Daten der Kunden zu erfassen, wurde ein EDV-Programm von der Firma nord-IT-systeme GmbH in Zusammenarbeit mit der Emder Tafel entwickelt. Das Tafel-Programm unterstützt die Verwaltung der Kundendaten, die Lenkung des Kundenstroms und die Abrechnung des Unkostenbeitrags. Die Verwaltung der Kundendaten ermöglicht es, die Bedürftigkeit zu erfassen, dem Betrug vorzubeugen und damit eine gerechte Verteilung der Lebensmittel zu gewährleisten. Durch die Einteilung der Kunden in Gruppen, die Erstellung von Zeitplänen und die Eingangskontrolle mittels einer Kundenkarte, die am Eingang gescannt wird, wird der Kundenstrom gelenkt und gleichmäßig über die Ausgabezeit verteilt. Außerdem ermöglicht es Zeitgruppen anzulegen, die besonderen Kundengruppen vorbehalten sind, wie z.B. Rentnern oder sensiblen Kunden.

Kunden verwalten

Der Kundenandrang wird durch die Kundenkarte reguliert, indem diese die aktiven Kunden in kontrollierbare Zeitpläne einteilt. Kunden, die über einen definierten Zeitraum nicht mehr zum Einkaufen erschienen sind (Bsp. Umzug), werden automatisch deaktiviert. Somit steht der Platz in der Terminplanung automatisch für neue Kunden zur Verfügung.

- Kundenstamm pflegen

- Erfassen der Bescheide (Nachweis über die Berechtigung zum Einkauf)

- Überwachung der gültigen Bescheide

- Überwachen der Schulden bei einem Bezahlsystem (Beitrag zum Einkauf)

- Verwaltung der Kundenkarten, Verluste, Rückgaben, Neuausgaben

- Umfang der Leistungen festlegen (Bsp. nach Personen im Haushalt)

- Datenschutzerklärungen erstellen und verwalten


Kundenstrom lenken

Durch den kontrollierten Einlass der Kunden kommt es nicht mehr zu Gedränge während der Einkaufszeiten. Dabei können die Gruppen oder Tage gleichmäßig geplant oder auch, je nach verfügbarerer Kapazität, Tage mit mehr oder weniger Kunden geplant werden. Bereits im Eingang kann der Kunde über falsche Besuchszeiten oder ablaufende Bescheide informiert werden. Durch die Einlasskontrolle wird die eigentliche Lebensmittelausgabe entlastet. Auch sind unberechtigte Doppeleinkäufe nicht mehr möglich.

- Ausgabe von leicht verständlichen, persönlichen Terminplänen

- Individuelle, persönliche Kundenkarte mit Ihrem Logo

- Aktive Kontrolle im Einlassbereich

- Aktive Hinweise zu abgewiesenen Einlässen (Kunde wird an das Büro verwiesen)

- Zusätzliche Verwendung von Tageskarten oder Ersteinlass

- Fallbezogene Entscheidungen sind weiterhin unkompliziert möglich


Kostenbeiträge kassieren

Das Registrieren der Kundenzahlungen und Kontrollieren der Zahlungsrückstände.

- Individuelle Preisgestaltung (Pauschale pro Besuch, Abhängig von der Anzahl der im Haushalt lebenden Menschen)

- Verwaltung von Zahlungsrückständen

- Limitierung von Zahlungsrückständen

- Verwendung einer PC-Kasse nach GOB 2017

- BON-Drucker möglich

- Scannen der Kundenkarte (dadurch schnelle Zahlungsabwicklung)

- Wahlweise Dokumentation für statistische Zwecke von Artikeln- oder Warengruppen


Allgemeines

- Verwaltungsarbeitsplätze ab Windows 7 möglich (ab Win 10 empfohlen)

- Tastatur- oder Funkscanner zum Einlesen der Kundenkarten (empfohlen)

- Hochperformantes Client-Server-System (Linux- oder Windows-Server)

- Benutzerrechte- und Rollenverwaltung

- Concurrent-User-Lizenz-Modell

- Vorinstallierter Server mit Ihrer individuellen IP-Adresse (Plug and Play)

- Basispaket I bereits für den Mehrplatzbetrieb ausgelegt (empfohlen)



Präsentation

Gerne stellen wir Ihnen unsere Software in einer Onlinepräsentation vor oder besuchen Sie uns in Westerstede im Ammerland (10 Minuten von Oldenburg). Sie erreichen uns telefonisch unter 04488 / 520 29 - 0 oder unter Email verkauf@nord-it-systeme.de.



Preise (Lizenzkauf)


Funktion/Paket Basispaket Serverpaket (2 bis n) Enterprise (2 bis n)
Kundenverwaltung
Terminpläne erstellen
Terminrotationstool
Einlasskarten oder Etiketten
Bescheide verwalten
DSGVO-Verwaltung
Auswertungen und Analysen
Einlasskontrolle
Mitgliederverwaltung
Einsatzplanung von Mitgliedern
Einsatzplanung von Ressourcen
Mitglieder-App
DSGVO-Konform
Standard-Sicherungstool
Mehrplatzfähig
Cloud-Sicherung
Updatefähig
       
Preise ohne Datenbank 998,00 € 1299,00 € 1799,00 €
       
       
Datenbanklizenz (Windows)
(wird pro Benutzer benötigt)
Lizenzmodell=Concurrent User


400,00 €


800,00 €


800,00 €
Jeder weitere Benutzer (n)   400,00 € 400,00 €
       
Brutto inkl. MwSt (19%) 1398,00 € 2099,00 € 2599,00 €
      (zuzüglich weitere Benutzer)
Ab mehr als 2 Benutzer kann Alternativ für die Position 'Datenbanklizenz' ein NIS-Server-Cube gekauft werden. Der Cube beinhaltet eine alternative Datenbank. Die Datenbanklizenzen entfallen dadurch! Der Cube wird ab 800,00 € angeboten - je nach Ausstattung und Kapazität.
Wartung, Betreuung und Updates
Wartung, Betreuung und Updates pro Monat 19,00 € 24,00 € 42,50 €
       
Zusatzmodule
Kassensystem
Kassensystem für Kostenbeiträge und Schuldenüberwachung - 180,00 € 180,00 €
Kassensystem (Touch) - 598,00 € 598,00 €
Kassenschublade - 120,00 € 120,00 €
Bondrucker   165,00 € 165,00 €
Kassenscanner (Standard) - 69,00 € 69,00 €
Kassenscanner (Prof.) - 260,00 € 260,00 €
pro Ersatzrolle Papier (Bondrucker) - 3,90 € 3,90 €
       
Einlasskontrolle
Touchpad inkl. Wandhalterung
15"
- 499,00 € 499,00 €
Funkscanner (Prof.) - 269,00 € 269,00 €
       
Verwaltung und Server
Standard-PC auf Anfrage auf Anfrage auf Anfrage
Server-System auf Anfrage auf Anfrage auf Anfrage
       
Hinweise und Informationen
Betriebssystem: Windows 7 *
Windows 10
 
Windows 7 *
Windows 10
Windows Server 2008 R2 * / 2012 R2 / 2016
Hardware: Standard-PC Standard Server
  Die Hardware kann durch den Kunden gestellt werden. Bitte beachten Sie die Hardware-Empfehlungen.
Datenbank: Die Software benötigt eine Datenbanklizenz.
 
* = Bitte beachten Sie die Hinweise von Microsoft zu den Lebenszyklen der Betriebssysteme und Office-Anwendungen.
Betriebssysteme: Lebenszyklen von Windows-Produkten
Office-Anwendungen: Lebenszyklen für Microsoft Office-Produkte
Hardware-Empfehlungen (Minimum)
Prozessor: 2-Kerne mit 2 GHz Taktfrequenz, 64Bit
Arbeitsspeicher/RAM: 4 GB
Grafikausgabe: DirectX9 fähig, 128 MB Grafikspeicher
Festplatte: 250 GB
Netzwerk: 100BASE-T (100 MBit) / 802.11n (WLAN 150 MBit)
Server: 2-Kerne, 2 Threads mit 2 GHz Taktfrequenz, 64Bit, 8 GB RAM, 2x 250 GB Festplatte, Windows Server 2008 R2 *